Een praktische gids van AgentSoft. Voorbeelden van mogelijke AI-toepassingen worden onderscheiden van ons gerealiseerde softwarewerk.
1. Kies een taak uit een gewone werkdag
Vraag een medewerker één recent voorbeeld te laten zien. Waar kwam de vraag binnen, welke informatie moest worden opgezocht en wat moest daarna gebeuren? Noteer de stappen, de gebruikte systemen en de momenten waarop iemand een beslissing nam. Neem ook een geval mee dat moeilijk verliep, zoals een aanvraag met een ontbrekende bijlage.
Beschrijf de gewenste uitkomst in één zin. Bijvoorbeeld: de medewerker krijgt een dossier met de aangeleverde gegevens en ziet welke vraag nog moet worden gesteld. Daarmee heeft u een duidelijker vertrekpunt dan een algemeen verzoek om AI in het bedrijf te introduceren.
2. Herken vijf taken waarvoor AI een mogelijkheid is
Bij deze taken kan AI informatie voorbereiden. Of de aanpak bruikbaar is, moet blijken uit voorbeelden van uw eigen werk. Bespreek telkens wie de uitkomst gebruikt en welke fout voor die persoon belangrijk is.
- Aanvragen ordenen: het onderwerp en de gevraagde dienst voorstellen uit een vrij geschreven bericht.
- Documentgegevens voorbereiden: relevante waarden uit bestanden klaarzetten met hun bron.
- Ontbrekende informatie signaleren: een aanvraag vergelijken met een afgesproken checklist en een conceptvraag maken.
- Kennis terugvinden: relevante passages zoeken in toegestane bedrijfsdocumenten.
- Een rapport of antwoord voorbereiden: een concept opstellen uit beschikbare dossierinformatie voor beoordeling door een medewerker.
3. Bepaal welke stappen vaste regels kunnen volgen
Een verplicht veld controleren, een status bijwerken of een bekend gegeven overzetten kan vaak met gewone software. AI wordt een optie wanneer de inhoud varieert en interpretatie nodig is. Een proces kan beide combineren: software controleert de checklist, AI bereidt een samenvatting voor en een medewerker beoordeelt het resultaat.
Bespreek ook of een vaste route voldoende is. Een agent die zelf vervolgstappen kiest vraagt afspraken over toegestane acties, stoppen bij twijfel en controle van de uitvoering. Anthropic beschrijft dit onderscheid tussen vooraf bepaalde workflows en dynamische agenten. Voor uw keuze telt welke inrichting de taak voldoende beheersbaar oplost.
4. Kijk naar werkelijk gebouwde procesondersteuning
Voor Belmanadvies bouwde AgentSoft software rond aanvragen, objectgegevens, documenten, planning en oplevering van rapporten. Bij EPAStorage brengt de software opdrachten, dossiers, adviseurs en kwaliteitscontroles samen. Deze cases laten zien hoe informatie en werkstappen in een bedrijfsapplicatie kunnen worden georganiseerd.
Een mogelijke vervolgstap is AI die binnen zo'n route een binnengekomen bericht samenvat of documentgegevens voorstelt. Dat is een illustratieve toepassing die per opdracht onderzocht moet worden. De gepubliceerde cases onderbouwen de softwarebijdrage; er worden daarmee geen gerealiseerde AI-functies of gemeten AI-besparingen aangetoond.
5. Spreek gegevensgebruik en bevoegdheden af
Maak vooraf duidelijk welke documenten de oplossing mag lezen, wie de uitkomst mag zien en welke gegevens naar een eventuele externe leverancier gaan. Begin een demonstratie met fictieve of passend geanonimiseerde voorbeelden. KVK adviseert afspraken vast te leggen over toegestane AI-tools en welke informatie medewerkers daarin mogen gebruiken.
Bepaal afzonderlijk welke acties zijn toegestaan. Een conceptantwoord klaarzetten, een dossier wijzigen en een klantbericht versturen hebben ieder een andere impact. Leg per actie vast wie goedkeurt, hoe de bron zichtbaar blijft en wie een uitzondering behandelt. Toegang tot een systeem geeft een agent niet vanzelf toestemming voor iedere handeling.
6. Maak de eerste proef klein en vergelijkbaar
Kies één taak, één gebruikersgroep en een duidelijke begin- en eindstap. Meet eerst hoe het huidige werk verloopt. Noteer handwerktijd, gemiste informatie en het herstel dat nodig is. Beoordeel daarna dezelfde soorten gevallen met de proefoplossing, inclusief de tijd voor controle en correcties.
Spreek vooraf af welk resultaat acceptabel is en welke fouten altijd tot menselijke behandeling leiden. Als de proef onvoldoende helpt, bespreek dan welke invoer of processtap moet veranderen. De gratis processcan kan deze eerste vraag ordenen; een uitvoerbare pilot vraagt vervolgens een eigen scope, technische beoordeling en kostenafspraak.